Setlementti Ukonhattu ry
Itäkalliontie 5
79100 Leppävirta
ukonhattu.fi
1. Rekisterinpitäjä
Setlementti Ukonhattu ry
Itäkalliontie 5
79100 LEPPÄVIRTA
p. 044-389 8200
(Ostopalveluasiakkaiden rekisterinpitäjä on palvelun ostava kunta.)
2. Rekisteriasioista vastaava yksikkö, henkilö ja/tai yhteyshenkilö
Johanna Kärkkäinen, palvelukotien johtaja, puh. 044-389 8202
Tuija Tuhkanen, toimistosihteeri, puh. 044-389 8220
3. Rekisterin nimi
Asiakasrekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Setlementti Ukonhattu ry:n eri yksiköiden asukkaiden hoidon seuranta ja sen toteutuminen sekä terveydentilan ja lääkityksen seuraaminen.
Palveluiden laskutus.
Mahdollinen valokuva kommunikointivälineenä yksiköissä sekä valvontakameranauhoitteet kulunvalvonnan seuraamiseen.
(Henkilötietolaki 523/99 10 § ja 24)
5. Rekisterin tietosisältö
Asiakastietojärjestelmä sisältää:
- asiakkaan nimi- ja yhteystiedot
- henkilötunnuksen
- muuttopäivämäärän
- lähiomaisen ja edunvalvojan yhteystiedot
- omaohjaajan nimitiedot
- mahdollisesti alueen omalääkäri ja -hoitajan nimitiedot
- hammashoito
- erikoissairaanhoito
- pankkiyhteystiedot
- mahdollisesti rahan nosto-oikeus
- maksusitoumustiedot
- sosiaalietuudet (toimeentulotuki, kuljetustuki)
- terveydentilan seuranta
- hoitoilmoitus (Hilmo)
- kuntoutus
- apuvälineasiat
- mahdollinen valokuva (kommunikointi)
6. Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet
Tiedot asiakastietojärjestelmään on saatu asiakkaalta itseltään, omaisilta, edunvalvojalta, hoitoon osallistuvalta taholta (omalääkäri ja -hoitaja, psykiatri, mielenterveysneuvola, sosiaalityöntekijä, erikoissairaanhoito, kuntoutus).
Asiakkaalta on pyydetty aina kirjallinen suostumus tietojen saamiseen hoitoon osallistuville tahoille. Kirjallinen valokuvaus- ja julkaisulupa myös pyydetään.
7. Säännönmukaiset tietojen säilytys ja luovutukset
Asiakastietoja luovutetaan vain asiakkaan kirjallisella suostumuksella hoitoon osallistuville tahoille. Rekisterinpitäjä ei luovuta asiakkaiden henkilötietoja tai valokuvia ulkopuolisille. Asiakasrekisterin tietoja ja valokuvia säilytetään niin kauan, kun hän on asiakkaamme. Asiakassuhteen päätyttyä asiakastiedot luovutetaan takaisin heidän kotikuntaansa.
8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
9. Rekisterin suojauksen periaatteet
Asiakasrekisterijärjestelmä toimii palveluntarjoajan palvelimella ja sen varmuuskopiointi ja tietoturvapäivitykset on hoidettu asianmukaisesti.
Henkilötietoja säilytetään ko. järjestelmässä, johon pääsy on ainoastaan Ukonhatun henkilöstöllä. Pääsy on suojattu niin, että henkilöstö pääsee käyttämään ja näkemään vain niitä tietoja, joihin heillä on käyttäjäryhmänsä perusteella oikeus.
Asiakkaiden laskutus tapahtuu eri järjestelmässä, joka sijaitsee palveluntarjoajan palvelimella. Varmuuskopiointi ja tietoturva hoidetaan heidän toimestaan. Tietoja pääsee käsittelemään vain ne henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työssään.
Manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa kaapissa, joka sijaitsee lukitussa toimistohuoneessa.
10. Tarkistusoikeus
Asiakastietojärjestelmään kirjatulla asiakkaalla on Henkilötietolain 523/99 26–28 §:n mukainen tarkistusoikeus tallennettuihin tietoihin.
Tietojen tarkistuspyyntö tulee tehdä kirjallisena Setlementti Ukonhattu ry:lle. Järjestelmän vastuukäyttäjä tekee merkinnän tarkastusoikeuden käyttämisestä asiakastietojärjestelmään. Tiedot luovutetaan asiakkaalle kirjallisena.
Tarkistusoikeus voidaan evätä vain, jos tiedon antamisesta saattaisi aiheutua vakavaa vaaraa asiakkaan terveydelle tai hoidolle tai jonkun muun oikeuksille.